Grundlæggende bogføring
Som nystartet selvstændig er det nødvendigt at sætte sig ind i virksomhedens økonomi, som både er den daglige bogføring og regnskaber. For at komme i gang er det vigtigt at kende de mest brugte værktøjer. Du behøver dog ikke selv at lave bogføring m.v. Da regnskabet kan være kompliceret, vælger mange selvstændige erhvervsdrivende at lade en revisor, en freelance bogholder eller et erhvervsservicefirma til at udarbejde årsregnskabet, også selv om det ikke er påkrævet.
I opstartåret er det en rigtig god idé at have revisorhjælp, hvis man ikke selv fagligt er "på hjemmebane" med regnskabsforhold. Efterfølgende vælger hovedparten fortsat at lade en revisor ordne regnskabet og andre skatteforhold. Efter et par år vælger nogle at spare pengene til revisor og forsøger selv at lave regnskabet. Har man lidt forstand på regnskabsforhold, kan dette da også være en overkommelig opgave.
Her kan du få overblik over de mest grundlæggende begreber og forhold i bogføring, som du bør gøre dig bekendt med, når du skal til at starte virksomhed op.
Kontoplan
En kontoplan er en måde at opdele en virksomheds økonomiske aktiviteter på, så de bliver lettere at overskue. Formålet med en kontoplan er at have en fast struktur i de konti, der oprettes i bogholderiet.
Ofte bliver kontoplanen opdelt i konti der indeholder:
• Virksomhedens daglige drift - indtægter og udgifter
• Virksomhedernes aktiver - hvor meget er virksomheden værd
• Virksomhedens passiver - hvor meget skylder virksomheden
Bogføringslovgivningen kræver, at du har en hensigtsmæssig kontoplan, men bortset fra enkelte specifikke regler om fx momsregnskabet, er der ingen lovbestemmelser omkring kontoplanens indhold og opbygning.
Standard kontoplan
Med standard kontoplan menes en skabelon, der bør tilpasses,
for at kunne bruges i lige præcis din virksomhed. Ofte er der mange overflødige konti, der ikke er relevante for din virksomhed, og de kan blot slettes.
En kontoplan er opbygget af grupper indenfor drift, aktiver og passiver. Vareforbrug er et eksempel på en bogføringsgruppe med tilhørende underkategorier.
Kassekladde
Kassekladden benyttes til indtastning af posteringer. Man kan således indtaste et større eller mindre antal posteringer i kladdeform, udskrive disse på en liste til korrekturlæsning og derefter rette, slette og tilføje efter behov. Først når du er færdig med kassekladden, bliver den bogført. Herefter er det slut med at rette i bogføringen. Eventuelle fejl kan fra nu af, kun rettes ved at danne en ny postering med samme beløb, med modsat fortegn – en såkaldt modpost.
Faktura
Når du sælger momspligtige varer eller ydelser til andre erhvervsdrivende, skal du altid udarbejde en faktura. En faktura skal indeholde følgende oplysninger:
- Fakturanummer
- Dato for udstedelse
- Sælgers navn og adresse samt CVR-nummer
- Kundens navn og adresse
- Varens art, mængde og pris
- Momsbeløbet.
Hvis din virksomhed udsteder en kassebon, skal den indeholde:
- Virksomhedens navn eller CVR-nummer
- Den samlede salgspris inklusive moms.
Du kan bruge Virk.dk til at sende en elektronisk faktura direkte til en myndighed eller det offentlige.
Forsinket betaling
Hvis din kunde ikke betaler til tiden, kan du kræve rente fra forfaldsdagen. Hvis der ikke er fastsat rente, kan du kræve en morarente, der svarer til Nationalbankens udlånsrente plus 7 % p.a., medmindre andet følger af handelsbrug eller sædvane.
Rykkere og gebyrer
Hvis du sender rykkerskrivelse, kan du kræve gebyr. Du må højst sende tre rykkerskrivelser om den samme ydelse og højst kræve 100 kr. inklusive moms for hver rykkerskrivelse.
Inkasso og gebyrer
Hvis du sender varsel om inkasso, kan du opkræve et ekstra gebyr på 100 kr.
Du kan også kræve betaling for de udgifter, der er forbundet med inkasso-inddrivelse. Du kan selv inddrive inkasso eller du kan få et inkassobureau eller en advokat til at gøre det.
Debitorer og kreditorer
For at holde styr på dine debitorer og kreditorer er det vigtigt, at du er systematisk. Du kan skabe overblik over dine debitorer og kreditorer i henholdsvis et kundekartotek og et leverandørkartotek. Det vil også være dit grundlag for udsendelse af fakturaer og betaling af regninger.
Daglige transaktioner
At bogføre betyder at registrere de økonomiske aktiviteter, der er i virksomheden. Dette kaldes virksomhedens transaktioner. Alle virksomhedens transaktioner skal registreres i bogføringen.
Du har i princippet en transaktion, der skal bogføres:
- Hver gang du køber noget.
- Hver gang du sælger noget.
- Hver gang du betaler en regning, du tidligere har købt på kredit.
- Hver gang en kunde, der tidligere har fået kredit, betaler sin regning.
Det kan umiddelbart virke voldsomt, men det er som regel blot et spørgsmål om én gang for alle at indarbejde en fast rutine, der sikrer, at dine registreringer foretages på den rigtige måde.
Posteringer
En registrering af en ind- eller udbetaling kaldes en postering. Sådan laver du en postering:
- Du skal anvende dit bilag som grundlag for den pågældende postering.
- Når du anvender et bilag som grundlag for en postering i bogføringen, skriver du et nummer på bilaget.
- Det samme nummer skal fremgå af bogføringen. Når du senere læser i bogføringen, kan du så bruge nummeret til at finde bilaget.
- Selve papirbilaget arkiveres i ringbind, hvor bilagene sidder i nummerorden.
Købs-, salgs- og betalingstransaktioner
Der kan skelnes mellem disse tre typer af transaktioner, også selv om vi måske ikke anvender disse begreber direkte i det daglige. En af grundene til, at vi skelner mellem de tre typer af transaktioner er, at kravene til bilag er forskellige.
- En købstransaktion er, når du køber en vare eller en serviceydelse
- En salgstransaktion er tilsvarende, når du sælger en vare eller en ydelse
- En betalingstransaktion sker, når du betaler din regning hos en leverandør, når en kunde betaler til dig, eller når du fx flytter penge fra én bankkonto til en anden.
Bilag
Et bilag er det stykke papir, der er dokumentation for den pågældende transaktion. Alt afhængig af transaktionens type stilles der forskellige krav til bilaget, og visse typer af transaktioner kræver slet ikke noget bilag.
Bilag ved købstransaktioner
Når du køber en vare eller en ydelse, får du en regning i form af en faktura fra leverandøren. Denne originalregning skal anvendes som bilag til bogføringen. Det gælder, uanset om du køber kontant eller på kredit.
Bilag ved salgstransaktioner
Når du selv sælger, skriver du i princippet en regning til kunden. Regningens form afhænger imidlertid af, hvilken form for forretning du driver, idet mange detailforretninger i praksis kun udleverer en regning til kunden, hvis de bliver bedt om det. Da originalregningen er udleveret til kunden, anvender man en kopi af regningen som bilag til bogføringen.
Bilag ved betalingstransaktioner
Betalingstransaktioner kan forekomme i mange varianter. Herunder kan du se nogle af de mest typiske former for betalingstransaktioner.
Der er tale om en betalingstransaktion:
- Når du betaler afdrag på lån, du har i banken.
- Når du sætter penge i banken fra din kassebeholdning.
- Når dine kunder betaler deres regninger, efter at du tidligere har solgt på kredit.
- Når du betaler dine leverandører på et senere tidspunkt, end du har modtaget varen.
Bogføring af en betalingstransaktion kræver ikke et originalbilag (eller en kopi af din egen salgsfaktura), men alene en eller anden form for dokumentation for at den pågældende betaling har fundet sted.
Fejl i bogføringen
Det kan ikke undgås, at du en gang imellem kommer til at bogføre noget forkert og er nødt til at rette i bogføringen. Rettelser kaldes også efterposteringer eller omposteringer.
Efterposteringer eller omposteringer
Efterposteringer skal som alle andre posteringer have et bilagsnummer. Der skal som udgangspunkt også være et tilhørende papirbilag som forklaring til rettelsesposteringen. Men i mange tilfælde vil den tekst, man skriver i bogføringen, være tilstrækkelig som forklaring og papirbilag kan udelades.
Lav konsekvente fejl
En gylden regel er, at hvis du laver fejl, så gør det konsekvent! Med andre ord, hvis du er i tvivl om hvordan du håndterer en bestemt type postering, så gør det på samme måde hver gang. Hvis en bestemt type af posteringer konsekvent er ført på den forkerte konto, er det som regel let for eksempelvis en revisor at rette fejlen efterfølgende. Hvis den samme type posteringer derimod i nogle tilfælde er ført på én måde, i andre tilfælde på en anden (måske den rigtige måde), kan det være meget mere tidkrævende at rette fejlene.
Læs mere
Kilde: startvaekst.dk